在许多公司中，质量仍然被视为客户在竞争中所拥有的竞争优势，因此公司决定开展诸如实施 ISO 9001 标准等质量体系的项目。

尽管执行此类项目始终是一个好主意，因为它将带来超出客户满意度的益处，但有些组织不想执行如此大的项目，要么是因为缺乏资源、时间，要么只是没有意愿。

但我们必须记住，目前仅仅提供可接受的质量标准已经不够了，这应该被视为公司必须遵守的强制性要求，如果它想拥有足够的最低竞争力，在本文中我将为您提供 4 个步骤，以便您可以轻松地显着提高您的公司为客户提供的质量水平。

有些时候质量部门无法单独完成，您必须寻求组织不同部门的支持，但如果正确实施，我向您保证，您将获得出色的结果。

1- 定义您公司所涉及的流程及其相互作用。

首先要做的事情是整理，这对公司的质量管理有很大影响，而且可以通过采用流程方法而不是通常实施的领域方法来轻松实现。

列出主要流程

此时，您可以根据公司已定义的领域，与所有参与者一起列出所有被认为最重要的领域。

您必须关注最普遍的，记住它们是领域，您必须在列表中包含诸如管理、采购、仓库等名称；而不是诸如应付债务、计费等名称。这些已经是主要流程内的子流程或活动。

在通用图表中组织流程

此时必须根据每个流程的性质将其容纳在一个图中，这种图称为宏流程，共有 3 种类型的流程：

战略流程

我们将它们放在宏观流程的顶部，因为它们制定了要遵循的战略并为整个公司提供了指导方针，这里是管理和质量管理体系等流程。

关键流程

这些位于图表的中间部分，这里包括构成公司生产部分的所有流程，例如销售、生产、交付、质量控制等。

在这些过程中，您必须指示信息、产品或服务的流动方式，并使用箭头将它们连接起来，从客户确定其要求直到交付产品或服务。

支持流程

这些流程处于宏观流程的最底层，这里是给一切提供支持以确保一切继续正常运转的流程，这里必须有人力资源、IT 和维护等流程。

请记住，这不是组织结构图，顶部的流程并不比其他流程更重要，其目的是根据其活动以易于理解的方式组织它们。

您的宏流程应与以下内容类似：

指定专人负责每一道工序。

剩下的最后一件事就是确定谁将负责每个流程，最常见的是，这一部分非常容易，因为各个区域的相同经理现在将负责他们的流程。

只要一个人有能力执行所有必要的活动，那么让一个人负责多个流程是没问题的。无论如何，你不能让两个人负责一个流程，这会使职责分散，如果目标没有实现，你就不知道该追究谁的责任。

在您的图表上附加一张包含三列的表格：“流程名称”、“负责人”和“职位”，这就足够了。

2-实施关键绩效指标

这一点非常重要，因为您应该始终评估流程的结果，以便在必要时实施变更或改进，这在您将来想要制定组织的质量政策时也将非常有用。

在另一篇文章中，我已经写了一些关于如何在公司中定义 KPI 的基本要点，因此在以下几点中，我将仅限于谈谈您不应该做的事情：

不要定义太多指标

确实，您必须纳入足够的指标来对每个流程的性能进行正确的分析，但请记住，信息的生成及其分析需要时间，因此请尽量让负责人轻松完成。

不要只由自己定义它们

这些指标必须与公司的主要目标以及流程本身的性质保持一致。

当您与流程负责人一起定义指标时，您可以确保一个指标的目标不会对另一个指标产生负面影响。例如，一个非常高的销售指标对于商业流程来说可能是正确的，但对于生产流程能力来说可能太高了。

不要在概念上含糊不清

你必须制定明确的 KPI，如果你想衡量客户满意度，你的结果应该是调查中的数字或评级，而不是“好”、“一般”或“坏”这样的术语

3- 制作公司组织结构图

您肯定已经知道，该文档是公司的一个图形表示，其中定义了每个公司的职位和层级。

尽管组织结构图很常见，但您会惊讶地发现有多少公司没有组织结构图或以错误的方式制作了组织结构图，下面我会为您提供正确制作组织结构图的说明。

使用职位名称，而不是区域名称

在组织结构图中，一个职位被称为“销售”或“仓库”，这是很常见的，这些不是职位，而是领域，在命名职位时必须更加具体，应该是“销售经理”或“仓库助理”之类的。

尊重每个级别的等级

在组织结构图中，层次结构是被定义的，最高级别具有最高的层次结构，因此也承担更多的责任。

您必须始终尊重这些级别，例如，在您放置管理命令的级别，不要将其与任何官员混在一起。

每个工人只有一个老板

这不是很常见的事，至少在组织结构图中是这样，在实践中可能会有所不同，但无论如何，照顾好这个概念很重要。

始终确保每个工人都有一个主管，如果有多个主管，工人就会感到困惑，而且总有一天他会停止执行一个主管委托他执行的某项活动，而去执行另一个主管委托他执行的另一项活动。

4- 制定职位描述

最有可能的是，此时您将需要人力资源部的支持，并且这将花费更多时间，但这是值得的，因为每个员工都完全了解他们的目标、要执行的活动以及他们的职位范围，这有利于避免在开展工作时发生冲突并提高公司的质量。

每个岗位必须有一份文件表明其一般概念。你可以先对每位员工进行调查，以回答一些概念，例如他们的活动、职责等。

确定岗位职责

员工必须知道对他的职位的期望，这样如果他没有达到目标就不会产生疑问。

在定义职责时，你必须非常明确，例如：“关注客户投诉并跟进直至结束”，而不仅仅是“客户服务”。

标明每日和偶尔的活动

必须列出在该职位上要开展的活动清单，包括日常活动和偶尔的活动，这样可以确保工人不会停止做重要的事情。

记录职位概况

这里您必须指出工人要担任该职位必须满足哪些要求。

提及年龄、学业、经验和技能等概念很重要，因此这一点是完整的，如果目前担任该职位的工人不完全符合条件，则可以采取培训、教育等行动。所以这是在要求之内的。

包括关键绩效指标或 KPI

工人必须了解如何评估其工作绩效，利用已经为每个流程开发的关键绩效指标这一事实，并包括工人所涉及的所有内容，包括 KPI 的目标。

通过执行这 4 个步骤，我向您保证，您将在很短的时间内看到令人难以置信的结果，这将提高您公司的生产力，并且您将能够满足客户的期望。