行动计划是一份详细的文件，其中描述了实现既定目标所需的具体行动。它是进行活动规划和监测的简单而有效的工具。它确定了需要哪些资源，以及如何以及何时使用这些资源，始终以实现既定目标为目标。
行动计划可用于公司内部的各种活动，例如：
- 客户投诉调查
- 内部不合规情况和审计
- 项目管理
- 风险和机会的定义
- 每日会议
如果执行得当，行动计划可以为组织带来巨大的成果，包括预防和解决问题、识别瓶颈并实现目标。
然而，为了获得最佳结果，有必要通过时间表有效地规划行动计划的所有步骤，并有纪律地遵守计划。下面我详细介绍了创建有效行动计划的 7 个基本步骤，以应用于贵公司认为需要的任何活动。
1. 明确你的行动计划想要实现的目标
制定行动计划的第一步是明确决定在执行结束时想要实现的目标。因此，设定目标对于制定一个好的计划至关重要。目标是一个方向；你可以规划出你想要到达的地方或想要实现的事情。
但是，你应该记住的重要提示是：制定可衡量的目标！如果你听说过“SMART 目标”，那么它就完全适用于此。SMART 的首字母缩写词为：
- 具体的;
- 可衡量的；
- 可实现的；
- 相关的;
- 基于时间。
为了变得聪明，目标需要结合所有这些标准，以增加实现目标的机会。
如果您没有设定明确而具体的目标，您可能会无法实现它们，因为它们太模糊了。
2. 收集、分析和组织数据
收集所有相关数据，定义计划中的行动。随后，列出实现预定目标所需的所有活动。每项活动都必须关联并分配给负责人。
活动分配必须与整个团队一起进行，这样就不会把任何任务交给错误的人。此外，每个人都需要意识到实现目标的重要性，以及要满足的最后期限，这些将在稍后阶段确定。
3. 确定所需资源
在开始行动计划之前，确保手头有完成任务所需的所有必要资源至关重要。如果目前没有这些资源，您需要先制定计划来获取它们。因此，可能需要为行动的实施制定预算，例如，您可以在行动计划中指定一栏来标记每项任务的成本（如果有）。
4. 重新排列列表并确定任务的优先顺序
一般来说，最初创建的列表很庞大，因此重新评估它很重要。有些活动可能比其他活动更难实现，因此尽可能将较大的任务分成较小的部分，更容易执行，以便行动执行者和负责监控计划的人员更好地管理行动计划。
5. 为你的行动计划设定截止日期
下一步是为上一步确定的每项行动设定最后期限。这一阶段至关重要，因为没有最后期限的行动计划可能会面临永远不会发生的风险，也就是说，目标可能永远无法实现。
正如上一步中已经提到的，必须与所有参与行动规划的人商讨截止日期，以评估某些任务的执行时间。这样，员工就可以更好地规划他们的活动执行，根据其重要性和紧急程度确定优先次序。可能需要优先考虑某些行动，因为它们可能会阻碍其他次要行动。但要注意！许多经理经常把所有事情都列为优先事项。正如你所知，如果一切都很重要，那么实际上就没有什么事情是重要的。在这种情况下，必须彻底评估任务，了解它们，以便以最佳方式确定它们的资格。
6. 定义视觉插图
现在是时候开发有助于实现计划的资源了。一个很好的例子是为行动计划创建可视化表示。这种图形视图将有助于让您的团队参与进来，因为每个人都可以以简化的方式监控任务的进度。可以清楚地看到他们在哪里，他们应该去哪里以及他们需要为此做什么。对于经理和行动计划的负责人来说，图形表示可以让您快速识别哪些工作进展顺利，哪些工作停滞不前，哪些工作已经完成以及哪些工作尚待完成。
7. 监测、评估和更新
这是整个过程中最重要的一步。制定整个行动计划、完成所有阶段然后将其忘掉是没有用的。每个成功的计划都将监控作为其主要且明确的要点之一。负责该计划的人必须始终在场，提供支持或提醒。
例如，可以创建一个包含个人或团队结果的报告提交日历，并召开会议以了解困难，并在必要时重新评估截止日期、活动或负责人，因为我们知道公司的现实情况与我们在文件上写的不同。但一定要避免这样做，因为理想的做法是坚持到底。始终检查您的行动计划并让您的同事继续前进，而不会失去重点目标和目标。
