您是否曾与任何供应商发生过误解或问题？我相信您对这个问题的回答是：是的！通常，这些情况是由于沟通不畅而发生的。供应商在试图满足客户期望时，通常会基于假设行事。因此，清楚地了解他人的期望是任何关系中最重要的方面之一。

合作伙伴之间的透明沟通有助于建立一定程度的理解并建立互利关系。书面文件可以实现所有这些目标。这就是为什么您需要在公司中拥有供应商质量手册。

什么是供应商质量手册？

供应商质量手册用于通过向材料和服务供应商清楚地传达公司的期望和要求来促进持续改进。

该文件必须列出供应商提供符合既定质量要求的货物和服务的最低要求。该手册与其他已普遍使用的文件（如采购订单、技术规格和条款和条件）一起使用。

该文件必须不断更新以满足成长型公司的期望并确保其持续改进。

手册中应包括哪些内容？

您确信您的公司需要供应商质量手册，对吗？如果您看到这篇文章，那是因为您在创建它时遇到了困难，并且需要知道哪些项目应该包含在这份文件中。因此，我将在下面列出您的手册必须具备的主要要求，以确保您与供应商之间的沟通清晰，并继续使您的质量体系持续改进。

1.目的

向您的供应商清楚地描述该手册的用途。

例子：

• 披露有关公司标准的具体要求
• 披露质量/环境政策。
• 解释并整理有关质量/环境管理体系的重要概念。
• 披露道德规范和社会责任

2. 政策

全面披露贵公司的政策。无论是质量政策、环境政策还是综合政策。关键是，您的供应商作为您管理系统的绝对参与者，可以轻松访问您的政策。因此，您可以确保他们了解贵公司对质量和环境的承诺，并且您也要求您的业务合作伙伴做出同样的承诺。

3. 道德和商业行为准则

您的供应商也与您的《道德准则和商业行为准则》直接相关。他们的行为方式会直接影响您公司的价值观和形象。因此，除了披露您的完整道德准则外，还要描述您对合作伙伴在以下问题上的期望：奴役劳动、欺诈、反腐败、骚扰、强迫劳动、童工、员工健康和安全等。

4. 最低要求

分享供应商与贵公司合作必须具备的最低要求。这可能根据其提供的产品或服务类型而有所不同。一些要求：许可证、认证、许可证、认证、技术报告、保险、职业健康评估计划等。在这里，还必须强调谁将负责在文件到期时发送或请求文件。

也就是说，您的公司将拥有这种控制权，并在许可证到期时要求供应商续订，还是合作伙伴有责任自动发送此信息？如果供应商未在要求的截止日期前发送此文件，是否会受到处罚？描述这些条件至关重要。

5. 风险矩阵

如果您有一个供应商风险矩阵，根据合作伙伴提供的投入或服务类型及其对贵组织最终产品的实际影响对合作伙伴进行分类和区分，则务必在手册中解释用于编制矩阵的方法。这样，您的供应商就会知道为什么他们可能会受到不同的评估。

6. 评估

为供应商管理制定评估流程非常重要。评估流程可以是问卷、审计或文件评估。我在博客上写了另一篇文章，详细介绍了整个流程。在您的手册中包括与贵公司开展的供应商评估流程相关的所有规则。一些规则的示例如下：

• 如何进行评分；
• 此次评估多久进行一次；
• 降级规则是什么；
• 发送信息的截止日期是什么时候，无论是调查问卷、行动计划还是文件；
• 该规则甚至适用于经过认证的供应商。

如果审计过程仅在特定情况下发生，请清楚描述审计发生的时间和原因。请参阅以下一些示例：

• 影响最终客户的不合格情况；
• 不符合情况再次发生；
• 问卷调查分数未达到要求；
• 检查行动计划的效率和有效性时；
• 生产过程的改变；
• 根据供应商的风险确定其代表性；
• 客户要求

7. 指标

在您的手册中列出用于监控供应商的所有指标以及未达到目标的潜在后果。在此项目中，除了质量 KPI，您还可以添加财务指标。一些 KPI 示例：

• 准时交货；
• 审计结果；
• 不合格数量；
• 回报率；
• 响应时间；
• 供应商可用性；
• 价格竞争力。

8.运输与包装

建立代表贵公司优质产品交付的基本要求。不要忘记告知允许的交货时间。

9. 不合规情况及行动计划

详细说明贵公司如何设计供应商投诉流程，从可以登记投诉的情况类型到发送行动计划的截止日期，以及您自己和您合作伙伴的责任。

重要的是，您的供应商必须接受有关如何完成不合格调查的额外培训。如果您需要一种特定的根本原因识别方法（5 个为什么、Ishikawa、RCA），则必须培训供应商如何执行此操作。

同样的规则也适用于行动计划。如果需要使用某种方法，例如 5W2H，您必须确保您的供应商接受此方法的适当培训。请记住，并非所有合作伙伴都拥有贵公司的所有知识和管理流程，分享智慧对双方都有利。

10. 其他要求

如果您认为有必要，请描述您的供应商在其单位中必须拥有的一些基本物品（如果在您的内部风险矩阵中确定的话）。例如：

• 整个过程的可追溯性和审计跟踪；
• 对所有员工进行培训，包括分享手册的要求；
• 使用经过认证的实验室对原材料进行分析；
• 预防性维护和纠正性维护；
• 变更控制；
• 风险和机遇管理；
• 控制和管理其供应商；

11. 联系方式

分享供应商可能需要的人员的联系人列表（姓名、电子邮件、职位和电话号码）。通常与外部合作伙伴进行此类互动的部门包括：

• 质量;
• 购买;
• 健康、安全和环境；
• 实验室；
• 研究与开发；
• 安全。