想象一下，一家制药公司将为药品生产线招聘一名员工。这名新员工必须接受一系列培训，才能开展工作并帮助生产一批同质药品。尽管他在这方面有经验，但新公司意味着新规则、新设备、新配方等。
那么训练他的正确方法是什么？
仅依靠老员工向新员工传递知识是一种有缺陷的传递方式。除了传递缺陷之外，还可能忘记流程中的一些重要部分。对于培训活动以及公司中发生的许多其他活动，都会使用标准文档。
标准操作程序 (SOP) 是一份将组织内的任务正式化的文件，将任务与责任人以及每个阶段使用的资源联系起来。因此，它提供了“谁”、“什么”和“何时”执行所有操作阶段的数据识别。
SOP 广泛地呈现了这些信息，并且通常使用更专业的语言，符合立法和标准中的措辞和条款。
SOP 的类型
标准操作程序 (SOP) 被广泛用于确保各行业的质量和合规性。正因为如此，SOP 有很多种类型。它们可以分为几个主要类别，您可以在下面了解：
生产标准操作程序
操作程序通常侧重于创建如何正确操作机器、操作设备或使用系统和其他工具的分步指南，确保操作效率。
组装程序
它们带来正确组装产品或系统的说明，避免妨碍操作效率的错误或故障。
检查程序
这些是与公司生产活动期间的检查和质量控制指南相关的 SOP。这包括扫描该组织的机器。
安全标准操作程序
这种标准操作程序与职业安全相关。通过这种方式，它提供了如何安全操作、最大限度地降低风险和保护每个人的说明。它们通常与生产 SOP 相关。
紧急程序
其中包括发生火灾、事故或暴露于危险/放射性元素等紧急情况时应遵循的计划和行动。
维护标准操作程序
这些是预防性维护程序，它们提供了对所有设备进行定期维护并避免故障的指南。
纠正性维护程序
当维护不正确或设备使用不正确时，有必要采用纠正性维护 SOP，该 SOP 显示如何修复所有这些问题。
质量标准操作程序
这些是质量控制程序，包括确保产品/服务符合既定质量标准的指南。它既适用于内部，也适用于监管机构制定的程序。
行政 SOP：文件管理程序
它们通常与文件管理程序和公司内部管理需求的组织相关。
客户服务流程
它们带来了确保客户服务质量的指南，以及处理问题和解决疑虑的措施。
信息技术和信息安全 SOP
这些 SOP 越来越重要，它们汇总了为存储、管理和恢复（必要时）信息和数据而制定的措施。此外，它还包括保护数据和系统免受威胁的程序。
值得记住的是，这些只是公司在运营中可以使用的一些标准操作程序。除了考虑此列表中的内容外，还可以根据你的需求、内部流程和你所在行业的法规使用特定的操作程序。
重要的是，所有 SOP 都符合以下目标：确保所有参与者遵循统一的行动标准，以提高效率、安全和质量。
什么是工作指示（WI）？
工作指导 (WI) 与 SOP 一起准备并附在后面。这些文件除了提到活动和负责人外，还详细介绍了任务，包括执行方式和时间等问题。换句话说，IT 显示了活动的“执行方式”。
工作指导书应以用户手册为基础，语言简洁，分步说明，提供执行任务真正需要的信息。可以使用图片、照片和表格，让员工更容易理解。
WI 类型
工作指示确保任务正确、一致地执行。因此，它们对于确保各个领域和部门的质量和效率至关重要。这种多样性体现在各种类型的 WI 中。
下面您可以了解更多有关工作指示的主要类型。检查！
操作作业指导书
详细说明如何执行某个区域或功能的特定操作。例如：操作机器、组装产品或执行日常活动。
它通常依靠逐步的说明来准确地执行这些操作任务。
安全工作指引
它制定了指导方针，以确保所有人都能安全地开展活动，最大限度地降低风险。
其主要元素通常是个人防护设备 (PPE)，以及如何使用它和工作场所的其他安全实践的指导。
维护作业指导书
解决问题/事故的预防性维护。这些步骤包括定期维护设备和系统以避免故障并延长其使用寿命的方法。
它还可以包括纠正性维护的说明，以及故障/损坏后的修复程序。
品质作业指导书
它与质量控制相关。本 WI 列出了产品/服务的检查和验证标准，以确保合规。
在逐步的过程中，它通常包括取样程序，以收集和测试样品，并根据产品的质量进行分析。
行政工作指引
它带来了文件和其他记录的管理和组织的程序。
建议纳入处理各个领域行政任务的指南，从客户服务到记录员工信息。
IT（信息技术）工作指导
它是专注于信息系统维护的 WI。它通常包括管理和维护系统的程序，例如备份和更新。
信息安全是人们越来越关注的一个问题。因此，本信息技术指南还可以包括加强网络安全以抵御威胁的指导。
组建和训练指导
此 WI 与公司可能拥有的培训和资格认证计划有关。它包括培训新员工或为公司现有员工更新技能的指南。
此外，它还包括评估这些人的表现的方法，以及培训的有效性。
POP 和 WI 有什么区别？
虽然 WI 和 SOP 的结构一般相似，但它们的功能却不同。首先，在质量管理体系文件中，这些文件之间的层次结构不同。以下是层次结构的示例：
- 级别 1 = 质量保证手册：目标、目的和责任的起点。
- 第 2 级 = 程序 (SOP)：部门/业务单位之间在输入/输出方面的互动。
- 级别 3 = 工作指示 (WI)：定义如何实现工作目标的文件。
- 级别 4 = 记录：合规证据。
因此，WI 处于程序之下，两者的区别在于用途和细节。WI 用于操作活动，包含大量细节，而 SOP 则负责规范管理流程，具有系统标准的特性。
两者都适用于流程的各个阶段，旨在让不同的人统一执行相同的任务。在立法方面，这两个术语没有区别。
如何创建 SOP 和 WI
无论业务部门如何，公司都需要明确定义其文档和标准。这样，无论谁负责，日常任务都可以安全、合规、一致地执行。
虽然没有官方文件指导如何准备这些记录，但可以遵循一些良好做法来规划有效的标准化模型。了解它们如下：
- 列出所有将记录的活动和流程；
- 寻求参与该流程/活动的员工的帮助，准备一份内容丰富、反映现实的文件；
- 去迎接活动的锻炼才能有尽可能真实的基础；
- 确定哪些受众将使用该文档以选择最佳的写作形式；
- 尽可能使用表格、流程图、图像和照片来说明并促进理解；
- 始终保持文件更新，并对员工进行每个新修订的培训；
- 在适用时使用参考资料，尤其是在 SOP 中；
- 检查是否有任何程序或指令要求引用标准或立法中的任何具体信息；
- 必要时，关联整个文档中的程序、流程、工作指令和记录；
- 使需要访问文档的公众能够轻松访问它们。
