对所有企业来说，及时了解所有监管要求都是一项巨大挑战。密切关注这些更新并在流程中实施所有必要的变更非常重要。然而，说起来容易做起来难，尤其是对于 EHS 和质量部门而言。法规不断变化和发展，以满足新要求，保证所有利益相关者的安全以及高水平的优质服务和产品。
因此，定期监控法规合规性和变化为何如此重要？如何确保遵守这些更新？
在每家公司，每个部门都有自己的政策和工作程序。然而，一切都与法律、法规和有时是标准强制执行的应用要求有关，特别是当公司需要维护或获得某些认证时。对于EHS 和质量部门来说，挑战并不容易，特别是现在人们都在谈论可持续发展报告和可持续发展行动，此外还要关注有关质量程序和利益相关者安全的监管要求。
为什么监管合规监控很重要？
法规合规性监控可识别与您的工业活动相关且适用的法规要求和法律。但是，仅仅识别这些法规是不够的，您还必须监控所有相关的更改和更新，以始终遵守新要求。当然，在我们的案例中， EHS 和质量部门需要仔细监控所有必要的文本和法律，在某些情况下还要监控相应的标准。您不仅需要监控国家法律，还需要监控欧洲（如果您在欧洲）和国际层面的法律。EHS和质量法规 合规性监控将涵盖工作场所的健康和安全、环境和质量（保证、控制等）。
良好的监管合规监控系统意味着您可以预测新的变化并随时准备遵守要求。这很重要，因为当您接受审计并证明合规时，需要记录所有实施的程序和流程，包括员工的资格和认证。如果您不遵守规定，可能会对您的活动和人员造成严重后果。
如何进行法规合规监控？
谁该负责？
首先，不应将法规遵从与监管监控混为一谈。法规遵从是每个人的责任，所有相关利益相关者都必须遵守公司内部的具体要求和一般法规。然而，监管合规监控通常仅限于一定数量的人员开展其活动。在我们的案例中，公司中的EHS 和质量专业人员负责监管和更新。
负责监管合规性监控的员工通常会面临一些特定且持续的压力，既有技术方面的，也有法律方面的。他们必须始终通过监控和审查公司实际情况并将理论程序与实际程序进行比较来确保监管合规性。最重要的是，负责监管和合规性的EHS 和质量专业人员必须能够在检查时证明所有程序均符合规定。
监管合规监控的 5 个步骤
监管合规监控并没有什么秘诀。但要有效地进行监管监控，需要遵循一定的步骤。
步骤 1：定义您的搜索
根据公司的活动和流程了解并定义您的搜索条件和关键要素。因此，您将消除所有不必要的信息，并将搜索重点放在重要信息上。您可以通过确定搜索主题（例如质量、环境、职业安全和健康）来开始法规合规性监控流程。之后，您可以根据公司的活动、运营和流程选择所选主题的子类别来缩小搜索范围。这是一个必不可少的步骤，它将帮助您在此过程中节省时间并更好地集中搜索必要的信息。
步骤 2：来源识别。
确定可靠的来源对于获取所需信息也很重要。有很多方法可以获取监管或认证要求。您寻求的资源可能是官方期刊出版物、某些官方部级网站和数据库的简报订阅，以及其他资源，例如采访和联系您所在行业领域的专家。您必须区分主要来源（法律文本、部级法令等）和次要来源，后者倾向于解释和简化主要信息，但可能包含一些不完整或有偏见的信息。
步骤3： 数据收集。
一旦你确定了你需要的信息和它们的来源，就可以开始收集这些信息了。收集这些信息将帮助你为你的监管数据库打下坚实的基础，你可以在必要时定期检查。这种数据收集可以自动完成，特别是当它与互联网搜索相关时，你将通过电子邮件、警报和通知收到有关所有更新、新闻通讯等的通知。你还可以通过关键字搜索访问和收集信息，这样你就可以进行更详尽的搜索，并确保你不会错过重要的数据和信息。
步骤4：存储、分析和交流。
收集完所有数据后，下一步是将所有收集到的信息存储在一个地方。将数据集中并分类在一个平台上将有助于您轻松地在信息之间导航，并方便您访问这些信息。所有文件都应注明日期或更新为旧版本。跟踪每个文档的更新和历史记录是必要的，特别是在合规审计的情况下。之后，是时候分析新的要求并通过创建新的表格和程序并总结所有文本和法律来使所有必要的信息适应您的活动，以满足您公司的活动和内部要求。最后，在完成所有分析之后，有时如果有必要，还要进行一些实际实验来测试新调整的程序的有效性和可靠性，您必须将所有这些数据传达和传输给所有相关的利益相关者。您还可以添加到此步骤的最后一个元素是所有利益相关者对新应用程序和要求的反馈，看看是否有一些方法可以改进他们的应用程序。
步骤 5：遵守新的要求。
最后一步是填空。一旦收集并分析了所有数据，更新了文档并将信息传达给利益相关者，就该实施新要求以完成旧要求了。实施的程序已经符合一些已经存在的要求，您必须纳入新要求才能完全遵守更新后的法规。因此，“合规/合规行动计划”对于启动所有必要的变更并将所有程序和流程实施到您的业务运营中是必不可少的。
ISO 14001、ISO 45001（EHS）和ISO 9001 （质量）等管理系统的实施，极大地改善了许多公司的法规合规性监控流程。这些标准要求公司一方面始终监控职业健康安全及环境方面的法规变化（EHS） ，另一方面监控质量程序。
最后，为了长期有效地进行监管监控，与许多程序一样，必须不断审查并在必要时更新此流程。这一步骤在持续改进方法中非常重要，这也是通过监控流程和自我评估来实现的。
利用数字技术监控监管合规性
监管合规性监控对于 EHS 和质量部门的任务至关重要。这是一个漫长而严格的过程，需要时间和大量的行政工作。人们应该非常小心和有条理地跟踪所有更新、相应文档以及所有先前版本及其存储位置。希望人们不会在搜索数据时迷失方向。
数字工具加上法规合规监控系统或应用程序将极大地帮助完成这项繁琐的任务。
搜索引擎和数字工具之间的这种协作将帮助您根据您的活动定制所有新监管要求的搜索。因此，每当发布监管更新时，您都可以直接收到通知。这些自动警报将允许快速反应和快速决策。所有这些自动筛选关键字和直接定位必要资源的功能将帮助您在监管监控过程中节省大量宝贵的时间。
该数字工具本身可让您将所有这些信息集中在一个平台上，并轻松访问更新法规或文件的所有先前版本。此外，由于向所有相关方发送警报和通知，所有法规更新的传输均可自动完成。他们的反馈可通过数字表格轻松填写，并可预先配置。
最后，与您的“合规行动计划”相关的所有措施、程序和行动都可以通过关键绩效指标 (KPI)轻松监控，实时数据可通过动态仪表板显示。所有这些绩效监控都有助于确保正确实施新程序，以完全符合更新后的法规及其要求。出于所有这些原因，数字化此过程可以极大地帮助EHS 和质量经理提高效率，并能够专注于其他日常活动。
监管合规性监控是任何公司成功的重要过程，无论其从事何种工业活动。及时了解并遵守所有与职业安全与健康、环境和质量相关的法规和要求对于保持市场地位和树立良好的品牌形象至关重要。此外，监管合规性监控将允许您直接实施新要求，并且在合规性审计的情况下，您将准备好并准备好出示所有相关文档。为了帮助您完成此过程，您可以依靠数字工具和监管合规性监控搜索引擎。一般审计和合规性审计都不再有意外。
