管理系统不仅仅是大型组织的工具。鉴于外包活动的趋势和价值链中合作的重要性日益增加，中小企业有效实施管理系统对于促进贸易和推动可持续发展至关重要。
影响中小企业实施质量管理体系成功与否的因素有很多。
根据现有流程构建质量体系
任何持续向客户提供产品和服务的组织都会运行一套管理系统，无论这种管理系统是精简版还是非正式版。该系统是制定 ISO 9001 质量管理体系的起点。实施 ISO 9001 并不意味着您要“建立”一套（新的）质量管理体系，而是您要根据 ISO 9001 要求评估您当前的管理实践，并在必要时进行调整和补充。非正式实践有时需要正式化（例如，应保留一些记录以证明已完成某些工作），但在许多情况下，这有助于提高运营的有效性和效率，从而为组织增加价值。
每个企业都各不相同，因此每个质量体系都是针对其所针对的企业而制定的。企业应避免从互联网上购买手册或应用顾问提供的标准程序。风险在于这些工具可能不合适，会增加官僚主义，员工不会认为它们增加了价值——而且只有在年度认证审核迫在眉睫时才有可能被激活！
质量管理体系并不一定意味着有记录的程序
管理系统是帮助实现组织目标的工具。采取的任何措施都应符合系统的基本目标：它是否有助于更好地完成工作、取得更大的成功并实现业务计划？有许多措施可以有助于实现这一目标，例如提高人员能力、采用“万无一失”的技术设备、使用象形图、方便检查和填写的表格（这些表格后来也成为记录）等。然而，小型企业应注意不要建立广泛的文件化程序，尤其是在中小企业的情况下，因为在许多情况下，这与组织文化和日常实践不一致。
遵循基本概念
以下概念应成为组织质量管理体系的一部分。在考虑标准要求的同时牢记这些基本概念将有助于中小企业在制定质量管理体系时解释和应用这些概念：
- 流程管理和控制：确保您的流程能够实现预期结果，并且满足管理、客户、法律和相关标准的要求。
- 计划-执行-检查-行动管理方法：PDCA 是持续改进的模型。首先定义所需的流程和目标，监控进度和合规性，在必要时采取行动，并考虑改进机会
- 风险管理：识别您的业务和流程的风险、威胁和机遇；实施控制以最大限度地减少对绩效的负面影响并最大限度地提高潜在利益
把事情简单化
在开发系统时，请记住少即是多，小即是美——尤其是对于中小企业而言。无需大量文档即可符合 ISO 9001 的要求。
考虑使用流程图和表格——您会发现，在许多情况下，它们比记录程序更有效，记录通常比流程描述提供更多的附加值。指定要做什么比描述如何做更好，并且可以做得更简洁。重要的是，控制的设计应符合组织的文化和人员的能力水平。
