档案馆每天都会提醒我们，它们的作用是记录整个时期的活动和决定，留下社会各个领域发展的证据。
同样，通过对档案进行分类，可以在组织内建立秩序，并用于在公司实施 ISO 9001 时对持续改进进行充分的跟进。
另一方面，拥有质量管理软件可以使工作团队有机会进行详细的文件管理并轻松访问并立即获取必要的信息。
质量管理软件的组织对于那些寻求遵守质量管理体系要求的公司来说是理想的；通过市面上一些管理软件，您将拥有正确实施的模块。
文件管理
企业记录管理是一套用于管理组织创建和接收的所有类型文档的标准。该管理旨在方便检索、提取和销毁这些文档。
从这个意义上说，文档管理将允许快速访问任何类型情况的信息，从而节省搜索时间并优化所需任务的性能。
高质量的文档管理软件对于认证公司来说是一个很好的选择，因为它提供了文档控制和公司文件的便捷组织所需的工具。
文档管理系统的功能包括：
确定并找到一个文件。
管理用户对文件的访问。
阻止文件的使用。
促进有效的文件分类和组织。
允许用户之间传输信息。
因此，适当的文件管理将促进组织不同领域的每个流程；为了使公司符合 ISO 9001 标准，高效的管理至关重要。
有效记录管理的好处
公司每天都会产生和接收需要以某种方式归档和分类的数据；良好的记录管理不仅可以提高劳动生产率，还能使这些数据得到长期保存。
文件存储：记录管理系统作为所有相关公司文件的中央存储库，以便可以快速访问、修改和共享信息。
文档安全：如果组织没有任何文档策略或管理，就随时面临敏感和重要信息的泄露；管理可以实现最佳的安全措施。
立即访问：在不同的业务领域，通常需要特定文档来完成特定活动；立即访问信息可以节省时间并提高生产力。
更好的组织性：有了类别、标签和元数据，组织、检索和定位就变得更容易了。正确的关键字搜索将返回正确的结果。
文件共享：员工可以与同事共享和接收文件或文档，同时控制谁可以访问它们。
这样，质量软件管理为公司正确采用 ISO 9001 标准提供了理想的工具；同时还可享受文件管理的好处。
记录管理的重要性
归档文件时所采用的方法可以揭露很多有关组织的情况和内部运作情况；文件管理不善意味着在搜索信息时会浪费大量时间。
另一方面，还有立法环境，必须保持正确的信息控制和安全要求管理，以遵守法律和文件保存。
对于记录管理的一些建议是：
建立方法论：拥有数字文档存储的协议将允许工作团队正确记录和查找信息。
信息层次结构：为不同类别的文件定义子文件夹非常重要，特别是对于行业内历史悠久的公司而言。
备份副本：质量软件管理建议不断备份文档，从而保护信息并维护文件的先前版本。
同样，公司的 ISO 9001 标准决定了有效方法的指导方针。
