ISO 14001需要哪些文件？

ISO 14001 要求您保留书面证据，证明您的环境管理体系 （EMS） 符合要求的标准。尽管对您必须提供什么样的文件有明确的要求，但标准并未规定您的操作方式以及如何记录证据。文档的目标是确保稳健的环境流程到位。其中一些文件还有助于证明您的整个组织都了解并努力实现您的环境目标，这将帮助您实现切实可行的环境目标。

环境管理体系的范围

范围规定了 EMS 涵盖的操作类型以及将在其上放置的边界。

建立边界将要求您概述组织的哪些部分将受 EMS 的约束。这将包括流程、站点、部门、部门等。

概述管理体系的范围将涉及描述您的组织提供的产品和服务类型，以及它们的提供地点（即区域/整个英国/整个欧洲/全球）。

在大多数情况下，您的 EMS 将应用于您的整个组织，但在某些情况程、站点或团队可能不合适或不可能属于您的管理体系范围，在这种情况下，需要更窄、更具体的范围。

环境方针

环境政策简要描述了您的组织对对更广泛环境的影响和任何法律要求负责的承诺。该政策将包括防止污染的明确承诺，并不断改进您的企业寻求实现其环境目标的方式。

环境风险和机遇评估

这将概述并承认运营组织可能遇到的环境风险和机遇。它们将包括异常和紧急情况下的风险。这还将包括拥抱变化和改善环境的机会。

该标准没有规定要记录的特定方法或风险流程，但您需要证明正在遵循基于风险的方法。

您应该能够解释您正在使用的方法和方法，以及书面证据，例如商业计划、战略或运营计划。这些书面证据可以与标准的各个条款相关联，这将有助于提供满足这一要求所需的分析。

环境因素评估

环境方面是对环境造成影响的活动。由于每个企业在运营过程中都会消耗材料、使用能源并产生废物，因此会对环境造成影响。

环境方面的示例包括：

• 使用水、电、煤气等公用设施。
• 废物的产生
• 废气、烟雾和烟雾
• 污水处理
• 管理散装油储罐等可能造成污染的活动。

一旦你确定了这些环境方面，你就需要确定它们可能对环境产生的影响，并使用“风险”评分系统，确定最重要的方面。

评分系统不是标准规定的;只要它足以完成任务，它可以随心所欲地简单或复杂。您可以使用多种方法来帮助确定事件发生（故障）的可能性以及发生时的潜在影响。因此，可能发生的高风险影响事件将获得高分，表明它是业务关注的问题，而不太可能发生的低风险影响事件将获得低分。

应定期审查环境方面、其影响和评分系统，以捕捉组织的任何变化。

环境目标和实现这些目标的计划

您的组织应该有明确的环境目标，以及如何实现这些目标的明确计划。环境因素的“风险”评分结果可以帮助企业确定从监控中受益的活动的优先级。

在可能的情况下，目标应该是可衡量的。常见的环境目标包括：

• 记录每月用电量（以千瓦时为单位）。
• 记录每月废物吨位
• 记录因使用视频会议而避免的业务里程和成本。

这些目标的目的是生成数据，帮助管理团队为企业做出明智的环境选择。这些数据可能有助于确定对新的、更有效的资产的投资的优先次序或合理性。安装新资产后，数据还将有助于证明是否实现了预期的改进。

如果企业拥有其生产产出和公用事业消耗的历史数据，则可以制定目标来计算效率。可以计算出每千瓦时消耗的产品数量。

如果您的企业正在考虑投资太阳能光伏、电池电动送货车、LED 照明或新电机和泵的商业案例。环境目标可以侧重于收集真实世界的数据，以便在整理商业案例时使用。

您的目标应明确确定：

• 谁对每个目标拥有所有权
• 如何监测进展情况
• 实现每个目标所需的任何专业设备或服务
• 实现每个目标的时间表

你为实现目标所做的努力很少会存在于真空中;他们经常会相互依赖，甚至交叉。审核员将希望看到您的目标如何相互关联，以及它们如何与您的环境政策保持一致。

操作控制程序

ISO 14001 要求组织以适合其运营部门的方式定义和执行自己的运营控制。因此，该标准没有规定这些控制措施或应如何实施这些控制措施，但您确实需要保留书面证据，证明您的操作控制措施可确保：

• 满足所有法律和合规要求
• 已评估并设定了环境目标
• 定义了内部、外部和外包流程
• 任何培训要求都经过评估、实施和审查。

如果您的企业有一个散装储油罐，您的审核员可能会看到用于填充储油罐或从储罐中倾倒的操作控制。预计还会有泄漏清理的程序和培训。如果您的企业有污水处理厂，则应提供运行该厂所需的操作说明和培训。最好的起点是查看您的环境方面登记册，并写下针对所有组织环境方面的控制措施。如果记录的控件不存在，现在可能是编写它们的好时机。

应急准备和响应程序

紧急情况可以是组织内出现的影响环境的情况，也可以是影响组织的环境事件。您需要证明您的组织可以应对其中任何一个。

您需要制定能够识别和响应紧急情况的流程。这些应对措施需要确保将任何环境影响保持在最低限度。您的程序应该已经过测试，任何相关方都应该接受过必要的培训来做出回应。断电、火灾、洪水和化学品泄漏是环境紧急情况的常见例子，您的组织可能需要计划管理这些紧急情况。

利害关系方名单、法律和其他要求

利害关系方是那些没有他们，企业就无法运作的人。我们选择与之合作的人对组织对更广泛环境的影响有影响。在管理系统中应考虑相关方的需求和期望。

这些当事方的要求将给您的组织带来不同的义务，从法律义务到业务义务。您应该记录所有这些方的要求，以便在规划您的 EMS 时可以考虑这些要求。一旦需要，您就可以确定如何履行您的义务，同时将对环境目标的影响降至最低。

例如，有兴趣方的客户可能希望在电池电动汽车中交付货物，或者当地社区反对您进行重大建筑工程的提议。

当然，感兴趣的各方可能会改变，或者他们可能会留下来，但他们的要求可能会改变。您需要定期审查相关方，并确保将任何更改输入您的 EMS。

能力记录

引入 EMS 通常会引入新的实践或要求，因此通常会导致额外的培训。记录组织中每个成员的培训和能力水平将使跟踪任何所需的技能提升变得更加容易。它还将有助于证明组织中的每个人都能胜任环境责任。

沟通证据

重要的是，组织中的每个人都要意识到管理体系的存在及其义务，这就是为什么表明您在内部和外部发送清晰的沟通很重要的原因。内部沟通，包括电子邮件、会议、公告板或内联网公告，将告知组织成员您的环境目标、他们应如何为这些目标做出贡献以及他们的责任是什么。

外部沟通可能包括电子邮件、会议、信件和合同，并且更有可能详细说明您对供应商的期望，以实现您的环境目标，或者您将如何履行对第三方的环境义务。

监视性能信息

ISO 14001 的好处之一是它强调持续改进，这就是为什么 EMS 的一个关键部分是监控其性能和有效性。您需要记录这些评估，并证明您的组织已经考虑了要衡量的内容、方式和时间，以及任何决策的结果是否确保了适当的过程控制。

合规义务记录

重要的是，组织中的每个人都要了解他们所遵守的法律环境要求。因此，必须进行适当的评估以建立相关的法律要求，并应进行定期审查，以确保此记录与任何更改保持同步。您还应该记录您的组织对其他方承担的任何义务。

内部审计计划和结果

内部审核是环境管理体系的一个关键方面，不仅要评估其有效性，还要评估组织的整体环境绩效。它们还有助于证明您遵守作为实施 EMS 的一部分而设置的流程。

该记录将保存定期内部审计计划的详细信息，以及此类审计发现的任何问题或改进机会的结果。

管理评审结果

高级管理层应定期审查环境管理体系，以确保其保持有效，并应根据标准记录这些审查的结果。

不符合项和纠正措施

您的组织需要记录您的环境流程和运营中的任何不符合项，以及您因此采取的行动。您需要提供明确的证据，说明您的组织如何通过“根本原因分析”确保任何纠正措施都符合要求。

您的记录应：

• 记录不合格的详细信息
• 描述所采取的行动
• 详细说明获得的任何让步
• 确定责任人。

您已准备好获得 ISO 14001 认证

也许您已经拥有所有这些文件，您只需要一个认证机构来完成对您的 EMS 的评估。或者，也许您没有任何这些文件，这似乎是一个令人生畏的清单！

ISO 14001认证过程的第一步是我们的专家审核员的访问。无论您是觉得自己已经做好了充分的准备，还是不知道从哪里开始，他们都会审查您已经拥有的任何内容，并确定任何需要改进的领域。当然，如果您已经满足了 ISO 14001 的许多要求，那么需要的改进就会更少，但这不是一场比赛;最好多花一点时间来实施有效的 EMS，真正帮助您的组织实现其目标！