管理体系文件的编制过程不应该是对现有活动的写实，而应该成为一次增值的活动。为了实现高增值的目标，需要创造性的劳动，需要在文件编制时遵循以下重要的原则和原理。
1、符合性
质量管理体系文件必须具有以下两个符合性：
质量方针和目标不应仅停留在口头上，而必须通过具体措施确保其实现。唯有如此，企业才能在市场竞争中占据有利位置，不断增强竞争实力。文件的编制应围绕质量方针和目标的要求，施加具有相应控制力度的管理措施。部分体系之所以无法保证方针、目标的实现，根本原因在于缺乏落地支撑。例如，有的企业提出顾客满意度要达到100%，却未建立评价顾客满意与否的标准和方法，导致目标流于形式。
②符合质量管理体系标准的要求
这是对质量管理体系的基本要求，但并非全部要求。具备以上两个符合性，是质量管理体系有效运行的基础门槛。
2、创新性
①创新思维是持续改进的源泉
管理体系文件编制应提倡创新思维，在组织中营造有利于改进的氛围。要鼓励那些立足于企业实际，在管理方法和手段上不断寻求突破的人。只有用新的、更好的方法和手段去替代固有的做法，才能持续实现质量改进。
②创新会带来效益
唯有创新，才能取得突破性进展，为企业带来巨大的增值效益。管理创新往往推动质的飞跃。在质量管理发展史上，每一次重大的创新与变革都伴随着显著的效益提升，如统计质量控制（SQC）大幅降低了废品率；准时管理（JIT）颠覆了传统的库存理念；精益管理方式则向一切浪费发起挑战。
③创新的范围
创新不仅局限于新产品、新技术、新工艺、新材料等领域。在质量管理体系的持续改进中，同样需要不断强调管理的创新，以强化企业的市场竞争力，提升顾客满意程度。
3、确定性
在描述任何质量活动过程时，都必须赋予其充分的确定性。即必须明确规定何时、何地、做什么、由谁来做、依据什么文件、怎么做以及应保留什么记录，从根本上排除人为的随意性。只有确保过程的确定性，才能保证过程的一致性和工作质量的稳定性。例如，部分企业在编制检验作业指导书（或称检验文件）时，未明确取样部位、测量部位和方向，导致检验人员在执行中存在较大随意性，致使检验结果的准确性和可靠性无法得到保证。
4、相容性
质量管理体系所涉及的各层次文件之间，必须保持良好的相容性。这不仅要求文件之间协调一致、不产生矛盾，更要求它们各自为实现总目标承担起相应的任务。从质量策划阶段开始，就应统筹考虑文件的相容性。例如，有的企业在设计输出中明确规定了产品的质量特性，但在相应的工艺文件中，却未能覆盖全部质量特性的控制要求，或缺乏验证这些要求是否达标的有效方法。在这种情况下，设计文件、工艺文件和检验文件之间就存在明显的相容性问题。
5、可操作性
质量管理体系文件必须贴合企业的客观实际，具备切实的可操作性。这是文件能够被有效贯彻落实的重要前提。为此，文件编写人员应深入一线开展调查研究，确保内容贴合实际；文件使用人员则应及时反馈执行中存在的问题，力求文件得到尽快改进和完善，确保其行之有效。当文件确实难以操作，而相关人员未能及时发现问题时，编写人员应承担首要责任，使用人员也负有未及时反馈信息的责任。质量管理体系文件的可操作性，需要通过明确并落实各环节职责来保障。
6、系统性
质量管理体系本身是一个由组织结构、程序、过程和资源构成的有机整体。然而，在文件编写过程中，由于涉及的过程、要素及部门分工不同，加上各自视角和侧重点的局限，往往难以从全局上保持系统性。因此，必须站在系统的高度，重点厘清每个程序在组织整体运行中的作用，明确其输入、输出以及与其他程序之间的界面和接口关系，并建立有效的反馈控制机制。此外，文件之间的支撑关系必须清晰：质量管理体系程序文件要对质量手册形成支撑，即对质量手册提出的各项管理要求作出具体的落实安排与控制措施；作业指导书则要对程序文件形成支撑，将程序要求细化为可执行的操作步骤。系统管理要求清晰界定文件的层次，保证每个文件的唯一性，加强系统层面的协调，优化整体的综合效能，并实施动态管理。
