撰写不符合项报告是审核员的基本功。 这项基本功若不扎实，写出的不符合项报告不仅会误导被审核组织，更会招致业界的批评，从而损害认证机构的声誉。对于资深审核员而言，此项工作看似驾轻就熟；但对于实习审核员及组织的内审员来说，却始终是一个挑战。

本文依据国际惯例及相关审核标准要求，就质量管理体系审核过程中，如何开具不符合项报告的基本要求及对标原则进行探讨，旨在提供参考，并欢迎批评指正。

不符合项报告编写应满足的基本要点

所谓不符合项，即指那些违背审核准则的事实与证据。审核准则通常涵盖法律法规要求、合同要求、认证标准要求以及组织自身的质量管理体系文件要求。一份完整的不符合项报告应包含三部分：不符合事实的描述、不符合理由的陈述以及不符合性质的判定。

一、不符合项事实内容描述的基本要求

对不符合事实的描述，其基本要求可归纳为四条：以客观事实为依据、以审核准则为准绳、通过审核组内沟通提出有深度的问题、并得到受审核方的确认。

所谓的“以客观事实为依据”，是指不符合事实必须是审核员亲眼所见、当事人亲口所述，或是审核员通过核查受审核方文件与记录所获得的证据。这与司法机关“办案子”的逻辑类似，审核员应将不符合项报告办成经得起各方质询的“铁案”。这一原则看似简单，但只有结合受审核方产品与服务的特点，才能体现其深层意义。

例如： 有学员反馈，其所在企业是为军用飞机加工起落架的专业厂家，依据的是客户图纸。然而，审核员却开具了一份不符合项报告，指出其未按GJB9001-2017标准8.1的要求编制软件开发计划。飞机起落架本身并不包含软件，这样的判定显然脱离了产品实际，不仅误导了受审核方，也使其难以制定和实施有效的纠正措施。问题的根源在于，审核员虽查阅了运行策划文件，却未结合产品实物进行观察，导致了这一误判。

所谓的“以审核准则为准绳”，是指必须严格依据法律法规、合同、认证标准及组织体系文件的要求来检查体系实施的符合性，切忌主观臆断。

例如： 某审核员开具的不符合项写道：“手上有汗，汗中含氯化钠，会腐蚀印刷电路板。现场发现三名工人赤手拿取印刷电路板。这不符合GB/T19001-2016标准7.1.4关于‘组织应确定、提供并维护所需的环境，以运行过程，并获得合格产品和服务’的要求。” 此处的疑问在于，GB/T19001-2016标准7.1.4条款本身并未对赤手拿板作出直接规定。正确的做法应是首先核查组织的质量管理体系文件（如作业指导书）中是否有“禁止赤手拿取印制板”的要求。若有，将此作为判定准则，事实描述与准则之间才能建立起逻辑关联。

同样，有的审核员习惯于以自己的工作经历或所在企业的做法作为评判标准，开具的不符合项常使受审核方感到困惑。

此外，需明确审核边界。在进行单一体系（如质量管理体系）审核时，若发现了涉及环境或职业健康安全的问题，可作为口头交流提出，但不应开具不符合项报告，因为此时的审核准则是质量管理体系认证标准，而非其他体系标准。

所谓的“提出有深度的问题”，可从两个维度理解：

其一， 对于一些偶然发生的、不具有普遍性的问题，如文件签字不全、记录编号断续、个别标识遗漏等，虽然构成不符合，但若其对体系整体运行和产品质量影响甚微，可当场提出并要求其纠正，不必正式开具不符合项报告。

其二， 应针对表象问题进行适当追溯，探究问题的直接原因或普遍性。例如，在机加车间发现某零件箱上无产品标识。此时需进一步核查：箱内是否只有一种零件？现场是否只有这一箱零件？若现场零件种类繁多，则标识是确保产品合格输出的必要手段，这正对应GB/T19001-2016标准8.5.1中“需要时，组织应采用适当的方法识别输出”的要求。反之，若现场仅此一箱且零件单一，人人皆知，则可能属于“不需要时”的情形。为确定不符合项的严重程度（一般或严重），还应在其他审核场所进行验证，若问题普遍存在，其性质可能升级为严重不符合项。

所谓的“得到受审核方的确认”，看似简单，实践中却常遇挑战：要么受审核方不认可，要么虽签字确认但内心不服。要做到心悦诚服，最有效的方法是在审核现场发现问题后，立即与受审核方的陪同人员或当事人沟通说明。必要时，应给予对方时间，让其提供可否定该不符合项的证据。若对方无法举证，则能使判定更具说服力。

特别提醒： 审核员在核查、交谈和沟通过程中，务必保持平和谦逊的态度，避免给受审核方以“仗势欺人”之感，应在审核全程营造良好的氛围。审核员应时刻铭记：自己的产品是“服务”。若对此缺乏认知，则难以成为一位口碑良好的审核员。

二、不符合项事实描述的文字要求

除上述基本要求外，文字描述本身也需讲究，其基本要求亦可归纳为四点：

第一：文字描述必须是确凿的事实，并经受审核方确认，避免引发争议。

要做到这一点，除了满足前述要求外，关键在于做好审核记录。审核员必须在现场及时形成记录。“好记性不如烂笔头”，若仅凭记忆，待审核结束后再补充记录和撰写报告，极易出错。

第二：文字记录的事实必须具备可追溯性。

为此，事实描述应涵盖五个关键要素，即“五何”：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。

例如： 曾有审核员开具的不符合项描述为“生产现场混乱”或“生产现场零件没有标识”。这种笼统的描述缺乏具体指向，无法让受审核方精准定位问题，也达不到审核改进的目的。正确的做法应指明具体是哪个岗位、哪个区域、哪些零件存在何种具体问题。

第三：语言应简洁、清楚、问题突出。

这是个别审核员易犯的错误。一份不符合项报告，仅事实描述就占用半页篇幅，令人费解或生厌。一般而言，用四号字体打印三行左右的文字，足以清晰地描述事实。报告的目的不是撰写论文或情景分析，无需长篇大论。

第四：事实的描述必须与不符合理由（所对照的审核准则）相呼应。

要做到这一点，首先要求审核员对审核标准烂熟于心。例如，在描述“现场未能提供某项检验记录”的事实时，若对标时选用GB/T19001-2016标准8.6条款“组织应在适当阶段实施策划的安排，以验证产品和服务的要求已得到满足”，则可能不妥。因为该条款的核心是要求必须实施检验，适用于漏检情况的判定。而“无记录”并不等同于“未检验”，除非检验员承认漏检，否则应优先考虑不符合关于“保留成文信息”的要求。

其次，事实描述应为对标做好“铺垫”，确保事实与准则之间的逻辑连贯。这正如话剧中的道具，若场景中放置了一把扫帚，剧情中它必然会发挥作用，这便是“铺垫”。描述事实时，也应能自然地引导至所引用的审核准则。

三、不符合理由的陈述（对标）

不符合理由的陈述，即指明该事实具体不符合认证标准的哪一条款，这是不符合项报告的核心组成部分。对标的准确性，根本上取决于审核员对认证标准的深刻理解。同时，遵循国际通行的对标原则也至关重要。

四、不符合项性质的判定

不符合项性质通常分为两类：严重不符合项和一般不符合项。按照国际通行做法，严重不符合项主要包括：

1、体系出现系统性不符合。 例如，某一过程或关键子过程在多个环节重复出现不符合，或组织的关键绩效指标（KPI，如质量目标）未能实现且未采取积极有效的纠正措施。

2、体系运行出现区域性不符合。 例如，某一职能部门所负责的多个过程均出现不符合，且未采取有效纠正措施。

3、对产品质量具有重大影响或造成严重后果的不符合。 例如，使用失准的计量器具进行最终产品检验；产品的重要出厂检验项目未按规定执行即放行；关键采购产品（如武器装备的重要零部件）未经入厂检验即投入使用，并导致后续事故。

4、存在严重违反法律法规或重要国家标准的行为。 例如，在食品中添加国家明令禁止的添加剂；易燃易爆产品未按国家规定送检即出厂；盗用他人知识产权设计、生产和销售产品。

不同认证标准或特定行业的认证机构，对严重不符合项的界定可能还有更具体的要求。除上述情况外，其他不符合项通常可界定为一般不符合项。

审核员对不符合项性质的划分原则通常是清晰的，但在实践中可能存在两种人为偏差：一是出于情面或其他考虑，将严重不符合项大事化小，甚至不予报告；二是受不良心态驱使，小事化大，将一般不符合项升级为严重不符合项。这两种做法均违背了审核员的行为准则，应予以纠正。