认证说明

未来的认证审核工作中，档案信息电子化必然会取代纸质化，推行审核档案电子化是大势所趋，本文从管理体系审核档案电子信息化的两个阶段进行探讨。

1、纸质档案与电子档案同行阶段

纸质档案与电子档案在保存时间上具有共性，即无论是纸质档案还是电子档案，保存时间均须在3年以上。根据《认证机构管理办法》相关规定，保存时间至少应当与认证证书有效期一致。为保持档案的有机联系，各机构可根据自身特点规定档案保存年限，前提是确保其在有效档案的生命周期之内。

纸质档案的最大优势在于能够体现其真实性和原始性，因为它保存了档案形成前的真实面貌，即第一手资料。但其劣势也十分明显：占用大量空间，需定制专用档案装具。在归档过程中，需根据审核档案资料的繁简程度分别定制不同尺寸的档案装具，这将给机构带来额外费用。此外，还需配备充足的档案管理人力资源。

而电子档案在管理上的优势和劣势正好与纸质档案相反。总体来看，电子档案比纸质档案更具优势。目前，大多数认证机构的档案管理标识均以认证证书号作为唯一性标识，同时按年份进行标注，这更能体现电子档案的优势，例如便于查找、信息存储量大、检索范围广、能够异地传输利用，从而大大降低办公成本。

2、借力信息潮流推行审核档案全程电子化管理

随着办公自动化应用水平的提升，电子式记录正逐步取代手写记录。从现有提交的审核资料来看，多数审核员已运用计算机记录代替手工记录方式进行审核，并同时为企业提供电子或纸质的审核报告。更重要的是，可以及时调用历次审核信息以及组织的重要资料，如企业的资质证书、环评资质，以及一些特殊行业的特殊资质情况等。

一个项目的管理从初评到最终归档，需要各部门的配合与协同工作，共同完成完整资料的创建，最终交由档案管理员处理。在对现行资料的完整性进行核实并做好唯一性标识后，可将其转化为不可编辑的电子文档形式，并加以备份，实现永久保存。

从以下模块可以看出审核资料转化为审核档案的过程。

实施档案电子信息化，既能体现认证机构的信息化运用水平，也能发挥认证机构在管理上的优势与效率，这是提升认证机构整体管理水平的重要手段。

需注意的是，管理体系审核档案电子化记录的保存方式，应符合《质量管理体系认证规则》的规定，即采用电子文档方式保存记录的，应使用不可编辑的电子文档格式。在电子化档案存储方面，应以不可更改的形式保存，如PDF、JPG，或以加密形式存放，也可以刻录光盘或使用移动硬盘进行异地备份。

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